Contabilità

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Consulenza Contabile

L'ambito tipico di utilizzo della contabilità è qualsiasi struttura operativa, sia pubblica che privata, ma il significato non cambia anche nel ristretto ambito personale (contabilità individuale).
Altra definizione, tipica della ragioneria, vuole che la contabilità sia l'insieme degli spostamenti di capitale aziendale raccolti e organizzati secondo un criterio che permetta un rapido accesso ed elaborazione dei dati.
Ancora un'altra definizione: la contabilità è la storia economica di un'azienda nel senso che conserva una traccia di tutte le operazioni commerciali.
La contabilità intesa come annotazione di operazioni commerciali è una pratica conosciuta fin dalla notte dei tempi. Prima del XV secolo tali fatti erano registrati con il metodo della partita semplice che prevedeva una serie di voci (praticamente una rubrica) sotto le quali veniva annotato di volta in volta la nuova operazione. Non esisteva alcun collegamento tra una voce e l'altra e quindi nessuna possibilità di riscontro e controllo incrociato.
Il matematico Fratel Luca Pacioli, detto il Paciolo (1445-1517), nel 1494 definisce per la prima volta, in termini sistematici, il metodo della partita doppia nel libro Summa di arithmetica, geometrica, proportione et proportionalita, nel capitolo intitolato Tractatus de computis et scripturis. Nel XVI secolo, il frate benedettino Angelo Pietra approfondisce l'applicazione della partita doppia nella gestione aziendale del monastero.
Questo metodo prevede che per ogni operazione siano eseguite due registrazioni, in due conti distinti, in opposte sezioni (dare/avere), per importi complessivamente uguali, in modo che il totale dei valori registrati nelle due sezioni, sia sempre uguale. Il primo immediato vantaggio di questo metodo è la possibilità di riscontro e di autocontrollo. Il secondo vantaggio è dato dal fatto che con una determinata struttura del piano dei conti si può avere una visione continua ed aggiornata della situazione economica e patrimoniale dell'azienda.
La contabilità in partita doppia si affermò rapidamente in tutto il mondo, tanto che molti termini contabili italiani nati nel Rinascimento e nei secoli successivi sono rimasti come radice nella terminologia internazionale.
La contabilità moderna, in Italia, si può far risalire all'entrata in vigore dell'ultimo Codice Civile del 1942 (ma iniziato fin dal 1926), ed in particolare nel Libro V. È uso comune oggi parlare di obblighi civilistici e fiscali in merito alla tenuta della contabilità.
Nel 1978 la CEE emana la IV direttiva, con l'obiettivo di armonizzare le legislazioni dei paesi membri per quanto concerne:
Il contenuto del bilancio annuale e dei documenti accompagnatori
Le modalità di pubblicazioni
I principi contabili da applicare.
In Italia la direttiva è stata recepita nel 1991, con grande ritardo rispetto agli altri paesi europei (ad esempio la Francia l'ha recepita nel 1983).
Le norme CEE sono state incluse nella revisione dell'articolo 2423 del Codice Civile con il decreto legislativo 127/1991.
In azienda, ambito primario, di questa illustrazione, coesistono due funzioni fondamentali:
Mercantile o commerciale, che collega l'azienda con il mondo esterno e riguarda l'acquisto di materie prime (uscite) e la vendita di prodotti o servizi (entrate),
Industriale o tecnica che sta all'interno e riguarda i processi di trasformazione delle materie prime in prodotti finiti (o erogazione di servizi).
Da questa fondamentale distinzione derivano due metodi di gestione contabile:
Contabilità generale o Co.Ge: registra tutti i fatti amministrativi intercorsi tra l'azienda e l'ambiente esterno. I dati rilevati sono solo quelli accertati (documentati secondo rigide regole formali), sono sintetici e sono storici (fatti avvenuti)
Contabilità industriale (anche detta analitica): registra solo fatti di gestione interna. I dati rilevati possono essere analitici, riclassificando costi e ricavi rilevati dalla contabilità generale, possono derivare da previsioni o essere predeterminati, sono attuali (anche perché non si aspetta l'accertamento della contabilità generale).
Il metodo classico di rilevazione contabile nella Pubblica Amministrazione, cosiddetto finanziario o Co.Fi, è del tipo a partita semplice ed è incentrato sulle entrate (incassi) e uscite (pagamenti). Solo da pochi anni (vedi Tit. Tit. III D. Leg.vo n. 279/1997 e allegata Tab. B e successive modificazioni) è stato introdotto il metodo della partita doppia, con la denominazione di contabilità economica.
Contabilità generale
È anche definita contabilità ordinaria, in contrapposizione alla contabilità semplificata, utilizzata per aziende con volume di affari ridotto e/o ditte individuali.
È la rilevazione e registrazione dei fatti esterni di gestione, tenuta con il metodo della partita doppia e secondo precise norme del Codice Civile.
Gli uffici amministrativi delle medie / grandi aziende sono stati i primi ad usufruire dei vantaggi offerti dai sistemi informativi, sin dagli anni sessanta del secolo scorso. Oggi è molto difficile trovare aziende anche molto piccole che non utilizzano una soluzione informatica per la contabilità. Di fatto, oggi, qualsiasi persona in azienda (ed anche in casa) è in grado, con un minimo di addestramento, di gestire la contabilità generale. Verrebbe quindi spontaneo dire che lo strumento principale della contabilità generale è il computer. Ma dietro il computer esiste una metodologia consolidata fatta di terminologia, strumenti e procedure che vale la pena illustrare.
L'unità elementare di registrazione è la singola imputazione, composta da: voce contabile di riferimento, descrizione del fatto, importo, segno o collocazione in dare o avere.
L'insieme minimo di registrazione è la prima nota, costituita da almeno due imputazioni, una in dare e una in avere.
Quando le imputazioni sono più di due il totale dare e avere è sempre uguale; si dice che la prima nota è quadrata.
La prima nota è identificata da un numero progressivo (protocollo) e una data di registrazione.
Può coesistere anche una data di competenza, per casi particolari.
Numero e data prima nota entrano nella chiave di identificazione delle singole imputazioni in essa contenute, insieme alla voce di conto e, spesso il numero di riga. Il termine riga di prima nota è universalmente condiviso per indicare la singola imputazione così completata.
Oggi la gran parte delle prime note è automatica, in quanto generata da sottosistemi informativi o moduli specializzati (esempio: fatturazione) che scaricano in contabilità le movimentazioni di propria competenza.
Movimento è sinonimo di registrazione o scrittura (meno usata nel gergo aziendale, di più in quello scolastico/universitario). Movimento è il classico termine che si usa per la singola registrazione in un partitario o estratto conto.
Saldo significa totale/somma (algebrica) di una serie di movimenti.
Acconto sta per rata parziale (detto di valori in entrata o uscita) a cui poi si aggiunge il saldo che, in questo caso, significa ultima rata conclusiva.
Gli strumenti tipici, anche sotto forma di documenti formali, sono:
Piano dei conti. È il dizionario di riferimento di tutte le voci trattate in contabilità generale. Le voci sono organizzate in strutture gerarchiche di tre livelli o più. Le denominazioni più comuni di tali livelli sono mastro/conto/sottoconto o gruppo/conto/sottoconto.
Primanota. Documento base di prima trascrizione dei movimenti, oggi divenuto quasi virtuale, tuttavia indispensabile per identificare e raggruppare le registrazioni elementari. Infatti il numero e la data di primanota, insieme alla voce di conto, sono le chiavi di identificazione univoca di ogni singola registrazione elementare in dare o avere.
Giornale. Riporta le registrazioni in ordine cronologico. Per ogni registrazione elementare (una riga di prima nota) comprende almeno: data, voce del piano dei conti, descrizione del movimento, importo in dare o avere. È un documento obbligatorio, ma di scarsa importanza gestionale. Il documento cartaceo è costituito da una serie di fogli numerati e bollati. Da qui il termine di uso comune di giornale bollato.
Libri IVA. Come il giornale, riportano in ordine cronologico tutte le registrazioni che si riferiscono ad un conto/sottoconto IVA. Sono documenti obbligatori, corredati da un Riepilogo a cadenza trimestrale che presenta la situazione creditoria o debitoria dell'azienda.
Mastro. È organizzato con la stessa struttura del piano dei conti. Per ogni voce riporta tutte le registrazioni relative, in due colonne distinte (dare e avere) con il saldo finale al momento della sua elaborazione. Per classi particolari di conti (ad esempio clienti e fornitori) si usa anche il termine partitario.
Bilancio. Riassume il resoconto economico e patrimoniale dell'azienda. È organizzato in 5 sezioni: Stato Patrimoniale - Attivo, Stato Patrimoniale - Passivo, Conti d'Ordine, Conto economico, Dati Integrativi.
Le voci di bilancio sono organizzate in una struttura gerarchica a più livelli (non impossibile raggiungere l'ottavo). Lo schema di base di questa struttura è dettato dal Codice Civile che ha recepito la IV Direttiva CEE. È per tale ragione che viene abitualmente denominato Bilancio CEE.
Rilevazione / registrazione. I dati in entrata sono contenuti in una o più primenote di contabilità, registrate manualmente o provenienti da interfacce automatiche di altri moduli del sistema informativo. Ciascuna riga di primanota viene scritta sul giornale, in sequenza cronologica, e sul mastro, sotto la voce di conto interessata.
Se si tratta di una riga IVA, viene anche scritta sul libro IVA interessato.
Estratto conto. È la visualizzazione (e stampa, se necessario) delle registrazioni contenute in una specifica voce del mastro, in genere un sottoconto, per un determinato periodo (dal... al...). È corredato dai saldi in dare e avere di inizio e fine periodo. Nota storica: in passato era consuetudine produrre gli estratti conto mensili, o a partire dall'inizio del mese; tale limitazione era dovuta alla comune pratica di chiusura mese (vedi sotto). Oggi tale limitazione non esiste più (o non dovrebbe); il mese è comunque espresso come periodo tra due date.
Chiusura mese. Oggi questa procedura ha significato solo come obbligo civilistico. È infatti obbligatorio produrre e mantenere disponibile per qualsiasi richiesta degli organi di controllo (tipicamente la Guardia di Finanza) la documentazione di tutti i movimenti fatti, con cadenza mensile obbligata. In passato, quando la contabilità era manuale, ma anche per molti anni dopo l'introduzione dei mezzi informatici, era pratica comune, appena concluse le registrazioni mensili, scrivere o stampare il giornale bollato del mese e chiudere i conti di mastro (saldi in dare e avere). Per molti anni (e ci sono dei casi anche attuali), nei sistemi di contabilità era presente l'archivio dei saldi, che veniva aggiornato proprio con la procedura di chiusura mese.
Chiusura anno o chiusura di bilancio o chiusura di esercizio. Quale che sia il termine utilizzato consiste nella preparazione e redazione del bilancio di esercizio, che avviene alcuni mesi dopo la data a cui si riferisce, entro limiti posti dal Codice Civile. Il periodo tipico per le operazioni di chiusura comincia dopo il primo trimestre successivo. Ciò è dovuto, in sintesi, al dover attendere la certezza di chiusura di specifiche partite contabili, una delle quali è, ad esempio, l'IVA, ma riguarda anche aspetti finanziari come calcolo di interessi e oneri, ed ancora i rapporti con clienti e fornitori.
In un'azienda il controllo di gestione o direzionale è il sistema operativo volto a guidare la gestione verso il conseguimento degli obiettivi stabiliti in sede di pianificazione operativa, rilevando, attraverso la misurazione di appositi indicatori, lo scostamento tra obiettivi pianificati e risultati conseguiti e informando di tali scostamenti gli organi responsabili, affinché possano decidere e attuare le opportune azioni correttive.
Introdotto in un primo tempo nelle imprese, il controllo di gestione si sta ora estendendo anche alle pubbliche amministrazioni, dove, secondo la filosofia del new public management, sta sostituendo i tradizionali controlli formali di legalità.
Scopo del controllo di gestione non è quello di sanzionare i comportamenti difformi dalle regole (come si potrebbe erroneamente intendere basandosi sull'accezione prevalente che il termine controllo ha in italiano) quanto, piuttosto, quello di aiutare il personale ad indirizzare il proprio comportamento verso il conseguimento degli obiettivi aziendali (significato, questo, che trova riscontro in una delle accezioni del termine inglese control); proprio in quest'ottica il sistema di controllo di gestione dovrebbe essere interrelato con il sistema di valutazione del personale e, quindi, con il sistema incentivante.
Il sistema di controllo di gestione è strettamente connesso al sistema di pianificazione aziendale, tanto che di solito, sia in ambito teorico che nella pratica aziendale, si parla di sistema di pianificazione e controllo.
Dal punto di vista organizzativo, il sistema di controllo di gestione è normalmente progettato e gestito da un organo posto in staff al vertice aziendale (o al vertice di una divisione aziendale); la persona preposta a questo organo viene a volte qualificata come controller, con un termine importato dalla pratica aziendale statunitense.
Fasi del processo
Il processo di controllo di gestione si svolge generalmente secondo un ciclo periodico, normalmente annuale, articolato nelle seguenti fasi:
controllo antecedente;
controllo concomitante;
controllo susseguente.
Controllo antecedente o budgeting
Il controllo antecedente o budgeting si interfaccia con il sistema di pianificazione e si sostanzia nella predisposizione del budget. Attraverso questo strumento gli obiettivi operativi:
vengono resi misurabili, con la definizione di indicatori e di un target (o traguardo), ossia di un valore che l'indicatore deve assumere per poter dire che l'obiettivo è stato conseguito;
vengono corredati della previsione delle risorse (umane, finanziarie ecc.) necessarie al loro conseguimento, misurate in termini monetari e, precisamente, in termini di costo;
vengono assegnati, unitamente alle risorse, agli organi aziendali responsabili del loro conseguimento, che prendono il nome di centri di responsabilità.
Gli indicatori possono essere:
di efficacia, quando sono esprimibili come rapporto tra un risultato raggiunto e un obiettivo prestabilito;
di efficienza, quando sono esprimibili come rapporto tra un risultato raggiunto e le risorse impiegate per raggiungerlo, espresse in termini di costo (quando le risorse sono espresse in termini di quantità materiale si hanno invece indicatori di produttività, di solito considerati non appropriati per il controllo di gestione).
Spesso gli elementi del budget sono stabiliti di comune accordo tra il manager preposto al centro di responsabilità e il vertice aziendale (o il suo manager superiore), secondo la logica del management by objectives (MbO). In questo modo il budget diviene una sorta di contratto tra il manager preposto al centro di responsabilità e l'azienda, in base al quale il primo s'impegna a raggiungere gli obiettivi pianificati e la seconda a mettergli a disposizione le risorse indicate nel budget.
Controllo concomitante
Il controllo concomitante si svolge parallelamente alla gestione e consiste:
nella misurazione periodica degli indicatori, attraverso la rilevazione dei costi (diretti ed indiretti, per definire il cosiddetto costo pieno) e dei risultati;
nella trasmissione delle informazioni così raccolte ai centri di responsabilità e al vertice aziendale (o ai superiori del preposto al centro di responsabilità);
nella decisione, da parte dei destinatari delle predette informazioni, di azioni correttive volte a colmare il gap tra risultati attesi e risultati effettivi;
nell'attuazione di tali decisioni.
Controllo susseguente
Il controllo susseguente chiude il ciclo di controllo di gestione e si sostanzia nella comunicazione ai centri di responsabilità e al vertice aziendale (o al superiore del preposto al centro di responsabilità) delle informazioni sulla misurazione finale degli indicatori, con lo scopo di:
supportare il successivo ciclo di budgeting;
fornire elementi per la valutazione del manager preposto al centro di responsabilità, quando il sistema di valutazione del personale è integrato con il sistema di controllo di gestione, come suggerisce la già ricordata metodologia del management by objectives.
Reporting
Tanto il controllo concomitante quanto quello susseguente si sostanziano nel reporting, ossia nella trasmissione ai centri di responsabilità e al vertice aziendale (o ai superiori dei preposti ai centri di responsabilità) di sintesi informative (i report) da parte dell'organo di controllo di gestione. È pertanto necessario progettare attentamente il sistema di reporting in modo da far pervenire l'informazione giusta, alle persone giuste, nel momento giusto.
Le informazioni contenute nei report possono essere comunicate in forma orale (immediata, ma poco pratica) o scritta. Nel secondo caso possono essere presentate in forma discorsiva (meno immediata, ma più fedele all'interpretazione dell'autore), tabellare (dettagliata, ma lascia al lettore l'onere di interpretare i dati) o grafica (più immediata, ma meno dettagliata e specifica).
centri di costo, se la loro missione consiste nel minimizzare un costo. I centri di costo si distinguono ulteriormente in:
centri di costo standard, allorché sia possibile rapportare il costo al volume di output (ad esempio determinando un costo unitario) e stabilire un costo standard al quale tale rapporto deve tendere;
centri di costo discrezionale o centri di spesa, allorché, non potendosi stabilire un costo standard, si stabilisce un massimale di spesa e si dà al centro la missione di massimizzare il suo output rispettando tale massimale;
centri di ricavo, se la loro missione consiste nel massimizzare un ricavo;
centri di profitto, se la loro missione consiste nel massimizzare un profitto, differenza tra un ricavo e un costo;
centri di investimento, se la loro missione consiste nel massimizzare il rapporto tra un profitto e il capitale investito per conseguirlo.
Ovviamente un centro di responsabilità può essere responsabilizzato per un ricavo, un costo, un profitto o un rendimento del capitale investito in tanto in quanto disponga delle leve per controllare i fattori che lo determinano. In particolare, i centri di costo e ricavo sono tipicamente direzioni di funzione, mentre i centri di profitto e d'investimento sono tipicamente direzioni di divisione (nel caso dei centri d'investimento, dotate di elevata autonomia e, spesso, di propria soggettività giuridica).
Relazione ed interazione con altri sistemi di controllo e gestione
Si è già visto che il sistema di controllo di gestione è solitamente connesso con il sistema di pianificazione e che, per conseguire i suoi scopi, dovrebbe essere interrelato con il sistema di valutazione del personale e, quindi, con il sistema incentivante. È inoltre interrelato:
con il sistema di contabilità analitica che permette di ripartire i costi aziendali tra i singoli centri di responsabilità e i singoli obiettivi aziendali;
con il sistema informativo che permette di raccogliere, archiviare e trattare i dati relativi a costi e indicatori e distribuire le relative informazioni ai soggetti utilizzatori. Nell'ambito dei sistemi informativi aziendali particolarmente utili ai fini del controllo di gestione sono i sistemi di reportistica.